Führender Immobilienanbieter erreicht IVR-Genauigkeit auf menschlicher Ebene

Überblick

Das hohe Anrufaufkommen von Immobilienverwaltern, Mietern und Verkäufern brachte die alte IVR dieses führenden Immobilienunternehmens an ihre Grenzen. Genauigkeitslücken frustrierten die Benutzer, manuelle Umfragen verbrauchten die Personalressourcen, und die Skalierung der Abläufe bedeutete eine Eskalation der Kosten. Das Unternehmen benötigte eine Möglichkeit, Daten schneller zu erfassen, Anrufe intelligenter abzuwickeln und die Zuverlässigkeit auf Unternehmensebene aufrechtzuerhalten — und das alles ohne zusätzliche Mitarbeiterzahl.

Problem

Angesichts des enormen Anrufvolumens von Immobilienverwaltern, Mietern und Dienstleistern hatte die traditionelle IVR des Unternehmens Schwierigkeiten, mit den sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten. Das primäre Ziel bestand darin, eine monatliche Umfrage durchzuführen, in der wichtige Kundendaten — vor allem die Belegungsraten der Wohnungen — erfasst und später auf die Erfassung von Renovierungsarbeiten und schulbezogenen Daten ausgeweitet wurden. Bisher waren menschliche Anrufer für die manuelle Erfassung dieser Informationen verantwortlich, was zeitaufwändig, kostspielig und fehleranfällig war.

Die Lösung

Synthflow arbeitete mit dem Contact-Center-Team zusammen, um einen KI-gestützten IVR-Agenten auf den Markt zu bringen, der auf Immobilienworkflows zugeschnitten ist. Der Agent führt ausgehende Anrufe an Gebäudeverwaltungsunternehmen durch und sammelt Belegungsdaten und die Anzahl der Einheiten. In der Vergangenheit erreichten menschliche Anrufer eine Erfolgsquote von ~ 30% bei der Sicherung dieser Daten. Innerhalb von nur drei Monaten nach dem Testen erreichte die KI von Synthflow eine Erfolgsquote von 24% — fast auf dem Niveau menschlicher Agenten — und das auf Unternehmensebene und ohne zusätzliche Personalkosten. Jeder Testzyklus führte zu zeitnahen Verbesserungen und Routing-Logiken, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung führte.

Die Ergebnisse

Mit der White-Label-Sprach-KI von Synthflow hat der BPO-Betreiber neue Skalierbarkeit und Effizienz für alle seine Unternehmenskonten freigeschaltet:

• Genauigkeit auf menschlicher Ebene (in Bearbeitung):Die KI hat nach 3 Monaten fast die Leistung menschlicher Anrufer erreicht, mit einer Erfolgsquote von 24% gegenüber 30% im Ausgangswert.
• Kontinuierliche Fehlerreduzierung:< 2% IVR-Navigationsfehler und stetige Verbesserungen durch iterative Optimierung.
• Kosteneinsparungen:Operative Skalierung ohne zusätzliche Mitarbeiterzahl.
• Zukünftige Erweiterung:Geplante Umfragen werden sich auf aktuelle Renovierungsarbeiten und schulbezogene Anfragen erstrecken.

Fazit

Durch die Kombination von Branchenexpertise mit der iterativen KI-Optimierung von Synthflow verwandelte dieser weltweit führende Anbieter von Immobiliensoftware seinen Umfrage- und IVR-Prozess in eine skalierbare, hochpräzise Lösung. Das Ergebnis: menschenähnliche Leistung, kontinuierliche Fehlerreduzierung und Datenerfassung in großem Maßstab — und das zu einem Bruchteil der Betriebskosten.